BAB 4. Analisis Sistem
BAB 4
ANALISIS SISTEM
1. PENDAHULUAN
Definisi Analisis Sistem :
Penguraian
dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan,
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan. Tahap
analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain
sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan
dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.
Misalnya anda dihadapkan pada suatu sistem untuk
menentukan seberapa jauh
sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika
sistem mempunyai beberapa
kelemahan, anda harus dapat menemukannya. Tugas ini
yang disebut sebagai
analisis sistem.
Tugas
utama dari menganalisis sistem meliputi :
Menentukan lingkup sistem
Mengumpulkan fakta
Menganalisis fakta
Mengkomunikasikan temuan-temuan
tersebut melalui laporan analisis sistem
Fakta
merupakan
bagian dari informasi yang menunjukkan realita, situasi dan relasi
yang menjamin analisis dan pemodelan.
2. LANGKAH-LANGKAH
DI DALAM ANALISIS SISTEM
Langkah-langkah
dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah :
1. Identify,
mengidentifikasi masalah
2. Understand,
memahami kerja sistem yang ada
3. Analyze,
menganalisis sistem
4. Report,
membuat laporan hasil analisis
Untuk
masing-masing langkah ini, beberapa tugas perlu dilakukan oleh analis sistem.
Supaya
memudahkan untuk melakukan koordinasi dan pengawasan, koordinator tim
analis
dapat membuat suatu kertas kerja yang memuat tugas-tugas yang harus
dikerjakan
untuk masing-masing langkah analisis sistem ini.
3. MENGIDENTIFIKASI
MASALAH
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan
langkah pertama yang dilakukan
dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat
didefinisikan sebagai suatu pertanyaan
yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah
yang menyebabkan sasaran
dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu
langkah pertama yang
harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi
terlebih dahulu masalahmasalah
yang terjadi.
Tugas
yang harus dilakukan analis sistem adalah :
Mengidentifikasi penyebab masalah
Mengidentifikasi titik keputusan
Mengidentifikasi personil-personil
kunci
3.1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah
Analis
sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang
sedang
dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai
pengetahuan
tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat
mengidentifikasi
penyebab terjadinya masalah ini.
Tugas
mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih
dahulu
subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah
ditemukan
oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.
3.2. Mengidentifikasi Titik Keputusan
Setelah
penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus
mengidentifikasikan
titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan
menunjukkan
suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.
Analis
sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan
penyebab
masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan
tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik
keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini
dimiliki oleh perusahaan.
3.3. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci
Setelah
titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi
terjadinya,
maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci
baik
yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya
masalah
tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan
mengacu
pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja
(job
description).
4. MEMAHAMI
KERJA SISTEM
Langkah
ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem
yang
ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan
penelitian.
Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya
masih
penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap
analisis
sistem,
penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).
Analis
sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada
sebelum
mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan
pemakai
sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah
data
perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada,
yaitu
wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan
sampel.
Tugas
yang perlu dilakukan di langkah ini adalah :
Menentukan jenis penelitian
Merencanakan jadual penelitian
o
Mengatur jadual wawancara
o
Mengatur jadual observasi
o
Mengatur jadual pengambilan sampel
Membuat penugasan penelitian
Membuat agenda wawancara
Mengumpulkan hasil penelitian
4.1. Menentukan Jenis Penelitian
Jenis
penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan
diteliti.
Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data
tentang
operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem,
atau
I/O yang digunakan oleh sistem.
4.2. Merencanakan Jadwal Penelitian
Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan
efektif, maka jadual penelitian
harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :
o Dimana penelitian akan dilakukan
o Apa dan siapa yang akan diteliti
o Siapa yang akan meneliti
o Kapan penelitian dilakukan
Dari rencana jadual ini, berikutnya ditentukan ke
dalam jenis penelitiannya masingmasing.
4.3. Membuat Penugasan Penelitian
Setelah
rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan
menentukan
tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan
oleh
koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan
lampiran
kegiatan penelitian yang harus dilakukan.
4.4. Membuat Agenda Wawancara
Sebelum
wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan.
Rencana
ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara
berlangsung.
Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada
waktunya
dan tidak ada materi yang terlewatkan.
4.5. Mengumpulkan Hasil Penelitian
Fakta
atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai
suatu
dokumentasi sistem lama, yaitu :
1.
Waktu untuk melakukan suatu kegiatan
2.
Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama
3.
Pengambilan sampel
4.
Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama
5.
Elemen-elemen data
6.
Teknologi yang digunakan di sistem lama
7.
Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen
5. MENGANALISIS
HASIL PENELITIAN
Langkah
ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian
yang
telah dilakukan.
5.1. Menganalisis Kelemahan Sistem
Penelitian
dilakukan untuk menjawab pertanyaan :
apa yang dikerjakan ?
bagaimana mengerjakannya ?
siapa yang mengerjakan ?
dimana dikerjakan ?
Menganalisis
kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :
mengapa dikerjakan ?
perlukah dikerjakan ?
apakah telah dikerjakan dengan baik ?
Sasaran
yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian
sebagai
berikut : relevance, capacity, efficiency, timeliness, accessibility,
flexibility,
accuracy, reliability, security, economy, simplicity
Berdasarkan
pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat
melakukan
analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan
dan
permasalahan dari sistem yang ada.
Analisa
yang dilakukan meliputi :
ANALISA
DAFTAR PERTANYAAN
Distribusi
pekerjaan Apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan
dan
diterapkan dengan jelas ?
Apakah
telah didistribusikan dengan efektif untuk
masing-masing
personil dan unit organisasi ?
Pengukuran
pekerjaan Apakah kebijakan dan prosedur telah dipahami dan
diikuti
?
Apakah
produktivitas karyawan memuaskan ?
Apakah
unit-unit organisasi telah bekerja sama dan
terkoordinasi
dengan baik menjadi arus data dengan
lancar
?
Apakah
terjadi operasi yang tumpah tindih ?
Seberapa
perlu hasil dari tiap-tiap operasi ?
Apakah
terdapat operasi yang menghambat arus
data
?
Apakah
volume puncak dari data dapat ditangani
dengan
baik ?
Apakah
terdapat standar kinerja yang baik dan
selalu
mutakhir ?
Keandalan
Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masingmasing
operasi
diminimumkan ?
Apakah
operasi-operasi telah direncanakan dengan
baik
dan terkendali ?
Dokumen
Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ?
Apakah
masing-masing dokumen telah dirancang
untuk
penggunaan yang efektif ?
Apakah
tembusan dari dokumen perlu ?
Laporan
Dapatkah laporan dipersiapkan dengan mudah dari
file
dan dokumen yang ada ?
Apakah
terdapat duplikasi di file, catatan dan
laporan
?
Teknologi
Apakah fasilitas dari sistem informasi (personil,
peralatan
dan fasilitas lain) cukup untuk menangani
volume
rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang
berarti
?
5.2. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai /
Manajemen
Tugas
lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama
sistem
informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para
pemakainya
perlu dianalisis.
6. MEMBUAT
LAPORAN HASIL ANALISIS
Laporan
hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee)
yang
nantinya
akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan
panitia
pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis
yang
telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.
Tujuan
utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :
Analisis telah selesai dilakukan
Meluruskan kesalah-pengertian mengenai
apa yang telah ditemukan dan
dianalisis
oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
Meminta pendapat dan saran dari pihak
manajemen
Meminta persetujuan kepada pihak
manajemen untuk melakukan tindakan
selanjutnya
(dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau
menghentikan
proyek bila dipandang tidak layak lagi)
Semua
hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil
analisis
ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data
yang
telah diperoleh.
MENDEFINISIKAN
LINGKUP SISTEM BARU DAN PENGUMPULAN
INFORMASI
Untuk
melaksanakan pekerjaan ini, analis sistem perlu menentukan lingkup sistem
dari sistem yang
baru dan mendapatkan informasi yang banyak.
Ada tiga sumber
dari fakta studi, yaitu :
Sistem yang berjalan
Sumber internal lainnya
Sumber eksternal
Apa yang
termasuk ke dalam sistem baru ?
Untuk
menjawab pertanyaan ini secara umum, analis sistem memerlukan beberapa
pertanyaan
khusus berikut ini :
Informasi apa yang dibutuhkan ?
Siapa yang membutuhkan ?
Kapan dibutuhkan ?
Dalam bentuk apa dibutuhkannya ?
Dari mana asalnya informasi ?
Kapan dan bagaimana dikumpulkannya ?
Masalah
utama bagi profesional sistem, baik yang baru mau pun yang
berpengalaman
adalah mengubah / menterjemahkan sebuah instruksi dari : “I want a
daily purchasing
report” ke
dalam “Develop a new purchasing and inventory
managemet
system”.
DFD merupakan alat yang cocok untuk mendefinisikan lingkup
analisis sistem.
Batasan-batasan
yang ada dalam mendefinisikan sistem membatasi penyelesaian
sistem dan
rekomendasi yang dihasilkan dari analisis. Definisi awal dari lingkupnya
merupakan pokok
untuk mendefinisikan ulang pada saat dimana temuan-temuan
terjadi saat
analisis. Biasanya banyak menghabiskan waktu dan uang, sehingga
perlu komitmen
waktu dari user untuk ikut berpartisipasi.
Keuntungan dari
pemodelan sistem yang berjalan
Menyediakan
kesempatan untuk menentukan apakah sistem memuaskan, perlu
sedikit
perbaikan, membutuhkan pemeriksaan yang besar, atau diganti. Juga
menyediakan
sumber ide perancangan untuk membantu analis mengidentifikasikan
sumber yang ada
bagi sistem yang baru.
Saat sistem baru
diimplementasikan, analis bertanggungjawab atas kapan tugas dan
kegiatan akan
dibutuhkan untuk menghapus pertahap sistem yang berjalan dan
memulai
mengoperasikan sistem yang baru. Saat dikonversi, analis harus
mengetahui tidak
hanya kegiatan apa yang dilaksanakan tetapi juga kegiatankegiatan
yang sudah
dilaksanakan. Dengan mempelajari dan memodelkan sistem
yang berjalan,
memberi jawaban terhadap analis.
Kerugian dari
pemodelan sistem yang berjalan
Dalam
banyak situasi dimana sistem baru unik atau berbeda sekali dengan sistem
yang berjalan,
mempelajari sistem yang berjalan kadang-kadang menyesatkan.
Jeleknya, sistem
yang berjalan menjadi tidak relevan dan menganalisisnya menjadi
menghabiskan
waktu dan uang. Lebih menyenangkan jika mengidentifikasikan apa
yang dibutuhkan
dari sistem baru dibandingkan membicarakan kembali apa yang
terjadi dengan
sistem yang berjalan.
Pengumpulan
informasi dari orang yang menggunakan sistem
Sumber
yang utama adalah orang yang akan menggunakan sistem yang baru.
Pengetahuan teknis
user dari user baru hingga yang ahli disebut pengetahuan
sintaksis.
Untuk bisnis dan pekerjaan merupakan pengetahuan semantik dan
merupakan
keahliannya.
Untuk membangun
sistem baru, analis sistem mengumpulkan data semantik dari
user. Data
semantik ini yang akan mengarahkan analis sistem selama menganalis
dan merancang.
Analis sistem dan perancang kemudian akan mendiskusikan data
teknis dengan
ahli teknisi sistem seperti programmer untuk mendapatkan spesifikasi
sistem (mikro
atau mini spec). Jadi analis sistem perlu berkomunikasi dengan user
yang memiliki
pengetahuan semantik di satu sisi, dan di sisi lain dengan teknisi
sistem yang
mempunyai pengetahuan sintaksis.
Sumber
kedua didapat
dari dokumen kerja yang ada dalam organisasi. Dokumen
dapat
diklasifikasikan misalnya struktur organisasi, apa yang sudah dilakukan
organisasi, dan
rencana apa yang akan dilakukan organisasi.
Pengumpulan
informasi dari sumber di luar organisasi user
Informasi
yang berasal dari luar organisasi membuka cakrawala ide dan teknik.
Banyak industri
dari kelompok dan seminar memberikan pengalaman sistem
informasi dan
merekomendasikan cara yang lebih baik.
TEKNIK-TEKNIK
PENGUMPULAN INFORMASI TAMBAHAN
1.
Interview (Wawancara)
·
Merupakan teknik yang efektif digunakan
selama pengembangan sistem.
·
Merupakan sebuah pertukaran informasi
antara pewawancara (analis sistem)
dengan
yang diwawancarai (user).
·
Perlu ada perencanaan, dan perlu ada
tujuan khusus.
·
Terdiri dari pertanyaan dan menjawab
pertanyaan.
·
Analis sistem menggunakan mekanisme
feedback dan cara utama untuk
mengumpulkan
fakta lapangan dan melihat gap yang ada.
Ada dua tipe
pertanyaan dalam wawancara, yaitu Open-ended dan Closed-ended.
Pertanyaan
Open-Ended
Pertanyaan
ini adalah netral dan tidak dibatasi. Pewawancara mengijinkan secara
bebas orang yang
diwawancarai dalam menjawab pertanyaan, dan pewawancara
menganjurkan
yang diwawancarai untuk memberikan informasi yang tidak diketahui
sebelumnya
kepada pewawancara.
Contoh :
“What are your
feelings about chaging from paper forms to electronic forms ?”
Pertanyaan
Closed-Ended
Dalam
closed-ended, pewawancara lebih mudah mengontrol yang diwawancarai,
karena apa yang
akan ditanyakan sudah pasti dan menghindari yang diwawancarai
menjawab bebas.
Cara yang terbaik adalah menhindari pertanyaan yang berasumsi,
dan pernyataan
dengan akhir “could you ?” atau “isn’t it ?”
Contoh :
“Should we use a
PC-based network or a departemental computer ?”
“You agree with
this report format, don’t you ?”
Pertanyaan dapat
dibagi dalam 2 kategori , yaitu :
Primer : untuk topik khusus,
direncanakan dan netral.
Sekunder : merupakan kelanjutan dari
pertanyaan primer untuk mendapatkan
tambahan
informasi, pertanyaannya bersifat tidak terencana.
Contoh :
“Would you
describe ?” atau “Would you please give me more details ?”
Merencanakan
Urutan Pertanyaan :
Funnel format
Inverted funnel format
Funnel Format :
Dengan
format ini, pewawancara mulai dengan pertanyaan open-ended, kemudian
menggunakan
pertanyaan closed-ended, secara berangsur-angsur wawancara
berakhir sampai
informasi khusus yang dibutuhkan.
Open-ended
Closed-ended
Open-ended
Closed-ended
INTERVIEW AGENDA
Interviewee :
Dick Borland, Accounts Receivable Manager
Date : MMDDYY
Time : HH:MM
(A.M or P.M.)
Place : Room
number 111
Purpose :
Determine current credit checking policy
2 min. Begin the
interview :
Introduction
Thanks Mr.
Borland for the use of his valuable time.
Restart purpose
of the interview.
5 min. In
general terms, how would you describe the current credit
checking policy
?
4 min. What
conditions determine whether a customer’s order is
approved for
credit ?
3 min. What
decisions are made once these conditions are
evaluated ?
2 min. How are
customers notified when credit is not approved ?
2 min. Who is
responsible for making credit checks ?
2 min. May I
have permission to question those responsible as to
how they perform
the credit checking process ?
3 min. End the
interview :
Thank Mr.
Borland for his coorperation and tell him that he
will receive a
summary of all interviews pertaining to current
credit checking
policy.
23 minutes for
primary questions.
7 minutes for
secondary questions.
30 minutes
allotted for interview [the interview must be completed by
HH:MM (A.M. or
P.M.)]
Gambar 2.2 Funnel
Format
Inverted Funnel
Format :
Pewawancara
mulai dengan pertanyaan closed-ended khusus dan secara
berangsur-angsur
yang diwawancarai memberikan gambaran keluar dari titik dimana
dia akan
menjawab dan memperluas jawaban untuk pertanyaan open-ended.
Analisis dan
Perancangan Sistem Minggu Ke 2-3 Halaman 14
INTERVIEW FORM
Person
interviewed : Karya Jones Title : Inventory Supervisor
Purpose : To
gather study facts about the proposed inventory control systems
project.
Interviewed by :
John Sellers Title : Analyst
Date : MMDDYY
Time : HH:MM Place : Office 201
Follow-up
interview summary sent on : MMDDYY
Response
received from follow-up interview summary : MMDDYY
4 min. Begin the
interview :
Explain who you
are, what the purpose of the interview is, what the
systems project
is about, and what contribution the interviewee will
make in the
development of a new system.
Make sure that
you have a correct understanding of the interviewee’s job
responsibilities
and duties. A typical question is : “It is my understanding
that your job
is. .. (a brief job description). Is this correct ?”
1 min. How many
individual inventory items do you stock ?
1 min. Do you
sell nonstock items ?
yes no
1 min. Do you
have multiple warehouses ?
yes no
1 min. Do you
have an inventory numbering systems ?
yes no
1 min. If yes,
what is the maximum length of your inventory code number ?
1 min. How many
vendors does the company buy inventory items from ?
1 min. Do prices
change frequently ?
yes no
4 min. What
costing method do you use for inventory ?
8 min. What kind
of inventory control reports would you like to receive in the
future ?
5 min. End of
interview :
At the end of
the interview, summarize the main points of the session,
thank the
interviewee, and indicate that you will return if you have any
further
questions.
28 minutes for
primary questions.
7 minutes for
secondary questions.
35 minutes
allotted time for the interview
Gambar 2.3
Inverted Funnel Format
Analisis dan
Perancangan Sistem Minggu Ke 2-3 Halaman 15
Psikologi
Wawancara
Berkenaan
dengan hubungan antar manusia. Berikut ini adalah pedoman-pedoman
yang dapat
dilakukan oleh pewawancara untuk melakukan tindak lanjut terhadap
tingkah laku
dari orang yang diwawancarai.
Behavior of
Interviewee Corrective Action
Appears to guess
at answers rather
than admit
ignorance.
Ask probing
questions. After the
interview,
validate answers that are
suspect.
Attempts to tell
the interviewer
presumably what
the interviewer wants
to hear instead
of the correct facts.
Avoid putting
questions in a form that
implies the
answer. Validate answers
that are
suspect.
Gives the
interviewer a great deal of
irrelevant
information or tells stories.
In a friendly
but persistent fashion,
bring the
discussion back into the
desired focus.
Stops talking if
the interviewer begins
to take notes.
Put the notebook
away and confine
quetions to
those that are most
important. If
necessary, come back
later for
details.
Attempt to rush
through the interview. Suggest coming back later.
Expresses
satisfaction with the way
things are done
now and wants no
change.
Encourage the
interviewee to elaborate
on the present
situation and its virtues.
Take careful
notes and ask questions
about details.
Shows obvious
resentment toward the
interviewer,
answer questions
guardedly, or appears
to be withholding
facts.
Try to get the
interviewee talking about
some
self-interest or his or her
previous
experience with analysts.
Gripes about his
or her job, associates,
supervisors, and
unfair treatments.
Listen
sympathetically and note
anything that
might be a real clue. Do
not interrupt
until the list of gripes is
complete. Then,
make friendly but
noncomittal
statements, such as : “You
sure have plenty
of troubles. Perhaps
the new system
can help with some of
them. “This
approach should bridge the
gap to asking
about the desired facts.
Acts as crusader
and is enthusiastic
about computers,
new ideas, and
techniques.
Listen for
desired facts and valuable
leads. Do not
become involved
emotionally or
enlist in the
interviewee’s
campaign or personal
agenda.
Gambar 2.4
Psikologi Wawancara
Analisis dan
Perancangan Sistem Minggu Ke 2-3 Halaman 16
Wawancara juga
dapat dibuat sebelumnya.
Ada dua sumber
dasar informasi, sumber pertama yaitu apa yang orang katakan
mengenai calon
yang diwawancarai, dan sumber kedua adalah catatan atau
dokumen
organisasi seperti struktur organisasi atau resume organisasi.
Setelah selesai
wawancara, pewawancara sebaiknya menyimpan atau mencatat dan
mengevaluasi
hasilnya. Dan perlu dibuat ringkasan dan laporan ke manajemen dan
ke yang
diwawancarai untuk menunjukkan bahwa apa yang dikatakan mereka cukup
penting untuk
dicatat.
2. Sampling
Sampling
adalah aplikasi dari prosedur tertentu yang kurang dari 100% item dalam
suatu survey
untuk mengevaluasi atau estimasi beberapa karakteristik dari populasi.
Sampling berguna
untuk menentukan karakteristik atau nilai dari seluruh item yang
akan
dipergunakan hingga selesai.
Sampling
Statistik dan Non Statistik
Probabilitas
statistik digunakan untuk mengontrol resiko sampling dalam sampling
statistik.
Dalam sampling
non statistik, analis menentukan ukuran sampling dan mengevaluasi
hasil seluruh
sample berdasarkan pertimbangan dan pengalaman.
Analis perlu
mengetahui dimana harus dipergunakan jumlah sample yang besar, dan
dimana untuk
jumlah sample yang kecil.
Tahapan dalam
Perencanaan Sampling
Sampling
statistik mau pun non statistik tahapannya sama, hanya dalam sampling
statistik tidak
menggunakan formula matematika dan tabel statistik.
Tahapannya
adalah :
1. Menentukan
tujuan sampling.
2. Mendefinisikan
populasi dan unit sampling.
3.
Menspesifikasikan karakteristik.
Analisis dan
Perancangan Sistem Minggu Ke 2-3 Halaman 17
4. Menentukan
ukuran sample.
5. Menentukan
metode pemilihan sample dan melaksanakannya.
Ada tiga metode
sampling : random number, sampling sistematis dan sampling
blok.
7. Mengevaluasi
hasil sample dan membuat suatu kesimpulan.
3. Observasi
Observasi
memiliki banyak tujuan. Analis dapat menentukan apa yang akan
dilakukan,
bagaimana dilakukan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, berapa
lama dikerjakan,
dimana dikerjakan, dan mengapa dikerjakan. Analis juga dapat
berpartisipasi
dalam pelaksanaan prosedur yang dilakukan oleh pegawai.
Beberapa cara
mengobservasi :
Persiapan
Sebelum
observasi dimulai, analis akan :
Mengidentifikasi dan menentukan apa
yang akan diobservasi
Mengestimasi waktu untuk observasi
Menjamin persetujuan manajemen untuk
pelaksanaan observasi
Menjelaskan ke organisasi yang
diobservasi, apa yang akan dilakukan dan
mengapa
Pelaksanaan Observasi
Observasi akan
dikelola secara efektif oleh analis dengan mengikuti aturan berikut ini
:
Analis perlu terbiasa dengan lingkungan
sekitar dan komponen dalam area yang
diobservasi.
Membiasakan dengan pekerjaan yang berjalan pada tempat
tersebut.
Selama observasi, analis secara berkala
melakukan pencatatan.
Analis perlu mencatat hal-hal yang
khusus. Deskripsi yang umum dan samar
sebaiknya
dihindari.
Jika analis berinteraksi dengan
orang-orang yang diobservasi, analis sebaiknya
berulang-ulang
membuat komentar kualitatif dan penilaian.
Analis perlu menunjukkan kebaikan dan
keamanan selama observasi.
Analisis dan
Perancangan Sistem Minggu Ke 2-3 Halaman 18
Analis
kemungkinan bisa tidak memiliki banyak waktu dalam mengobservasi. Untuk
itu, teknik
sampling dapat digunakan secara efektif untuk mengurangi waktu yang
dibutuhkan dalam
mengobservasi dan tetap dapat mengumpulkan fakta / hasil yang
pasti.
MENYIMPULKAN
ANALISIS SISTEM DAN MENGKOMUNIKASI-KAN TEMUAN
Selama fase
analisis sistem, analis perlu tetap memelihara komunikasi yang
ekstensif dengan
user, manajer proyek dan orang-orang proyek lainnya. Komunikasi
tersebut
meliputi :
Feedback ke orang yang diwawancarai,
atau diobservasi menurut apa yang
analis ketahui.
Verifikasi dengan user untuk menemukan
keterhubungan fungsi dan aktivitas
yang perlu
analis indentifikasi.
Melakukan pertemuan secara periodik
untuk memberitahu manajer proyek dan
personal proyek
lainnya tentang progress, status dan ketepatan waktu.
Menyiapkan Laporan
Analisis Sistem
Laporan Analisis
Sistem disiapkan secara professional dengan menggunakan kertas,
PC atau
teknologi CASE. Beberapa aturan dalam membuat professional
documented
deliverables sama seperti membuat laporan-laporan hasil
penulisan.
Beberapa isi
laporan analisis sistem yang perlu ada adalah :
1. Alasan dan
lingkup dari analisis sistem
2. List dari
masalah utama yang diidentifikasi
3. Pernyataan
yang lengkap dan definisi dari kebutuhan user
4. List dari
asumsi kritis
5. Rekomendasi
Mempresentasikan
secara oral
Penyampaian
presentasi secara oral dari setiap dokumen analisis sistem
memerlukan
komunikasi yang lengkap dan jelas. Ada tiga metode yang dapat
digunakan untuk
prensentasi secara oral ini,yaitu:
Analisis dan
Perancangan Sistem Minggu Ke 2-3 Halaman 19
Mengingat
Membaca
Tanpa persiapan
Dapat pula
mempresentasikan dengan bantuan teknologi audio visual.
Ada empat hal
yang dapat dihasilkan dari analisis sistem :
1. Proyek
dilepas.
Proyek sistem
yang dilepas dapat berasal dari masalah utama yang tidak dapat
diselesaikan.
Alasan lain, adanya perubahan dari prioritas sistem oleh pihak
manajemen atau
komite pengarah, yang mengakibatkan proyek sistem yang
sekarang
dilepas.
2. Proyek
ditunda.
Pada saat ini,
pihak manajemen akan menentukan sumber daya untuk proyek
sistem lain
dengan prioritas yang lebih tinggi. Maka instalasi untuk backbone
telekomunikasi
akan tertunda, sehingga proyek sistem yang sekarang ditunda.
Beberapa pemakai
kunci mungkin sedang berlibur atau tidak masuk untuk
beberapa minggu,
sehingga menyebabkan proyek ditunda sementara waktu dari
SDLC.
3. Proyek
diganti.
Hasil ini
berarti bahwa aspek penting dari proposal sistem yang asli mempunyai
perubahan yang
berarti. Seperti perubahan yang melibatkan perluasan utama
dan penyusunan
dari lingkup sistem. Atau mungkin pemakai membutuhkan
perubahan yang
berarti dari perkiraan yang lebih cepat itu, menyebabkan
kebutuhan sumber
daya yang lebih banyak atau sedikit.
4. Proyek
dilanjutkan.
Proyek sistem
akan diteruskan seperti rencana dalam laporan analisis sistem.
Analisis dan
Perancangan Sistem Minggu Ke 2-3 Halaman 20
EVALUASI :
Kasus :
PEMILIHAN YANG
SEHAT : ECOMMERCE MEMBANTU YANG DIINGINKAN
“Anda akan
senang mengetahui bahwa kita akan membuat perubahan bagi
manajemen karena
kita akan menyewa seorang penganalisis sistem baru khusus
untuk bidang
pengembangan e-commerce.” Kata Al falfa, seorang penganalisis
sistem untuk
jaringan internasional multioutlet, Marathon Vitamin Shop. Ia
mengadakan rapat
dengan tim penganalisis sistemnya untuk memutuskan kualifikasi
yang harus
dimiliki oleh anggota tim yang baru. Al melanjutkan, “Faktanya, mereka
sangat kagum
dengan kemungkinan bahwa tim kita mampu membantu mengubah
Marathon menjadi
strategi e-commerce yang mereka katakan harus kami mulai dari
sekarang dan
tidak perlu menunggu sampai gagal.”
Ginger rute,
penganalisis lainnya membenarkan, “Selama ekonomi tetap
membaik,
permintaan akan developer Web site akan terus berkembang. Kita harus
bergerak cepat.
Saya pikir, orang baru itu harus mengetahui perangkat-perangkat
CASE, visual
basic, dan Java Script, itu hanya beberapa saja diantaranya.”
Al tampak
terkejut dengan daftar panjang milik ginger, namun kemudian
menjawab, “OK,
hanya itulah satu-satunya jalan bagi kita. Sebagian besar
masyarakat yang
datang ke sekolah memiliki kemampuan memprogram yang baik,
namun mereka
juga harus mengetahui tentang akuntansi, inventarisasi, dan
distribusi
barang dan jasa.”
Anggota terbaru
dari kelompok penganalisis sistem itu, vita Minn, akhirnya
memecahkan
keheningan dengan berkata, “Salah satu alasan saya memilih untuk
bergabung dengan
Anda semua karena saya pikir akan terus bekerja bersamasama.
Karena saya
memiliki beberapa peluang lain, saya mencermati lingkungan
disini dengan
sangat hati-hati. Dari apa yang saya lihat, kita adalah kelompok yang
sangat kompak.
Yakinkan kita akan menyewa seseorang yang memiliki kepribadian
baik dan mampu
menyesuaikan diri dengan kita.”
All setuju,
kemudian melanjutkan, “apa yang dikatakan Vita benar. Orang baru
tersebut harus
mampu menjalin komunikasi dengan kita, serta dengan bisnis klien
Analisis dan
Perancangan Sistem Minggu Ke 2-3 Halaman 21
juga. Kita
selalu berkomunikasi dengan berbagai macam cara, melalui presentasi
formal,
menggambar diagram, atau mewawancarai pemakai. Bila mereka memahami
cara pembuatan
keputusan, pekerjaan mereka akan menjadi lebih muudah. Selain
itu, Marathon
tertarik mengintegrasikan e-commerce ke dalam bisnis secara
keseluruhan.
Kita memerlukan seseorang yang setidaknya memahami pentingnya
Web yang
strategis. Perancangan halaman walaupun sebagian kecil saja.”
Ginger
menambahkan, “Tinggalkan itu semua untuk manajemen. Saya lebih
suka, orang baru
itu haruslah seorang pemrogram yang baik.” Kemudian ia berkata
dengan suara
keras, “ Saya heran, seberapa pentingnyakah UML ?”
Setelah
mendengarkan dengan penuh kesabaran, salah seorang penganalisis
senior, Cal
Siem, berkata ringan, “Sebaiknya kita lihat apakah Superman ada
ditempat.”
Saat semua orang
tertawa, Al melihat peluang untuk mencoba beberapa
konsensus, “kita
memiliki kesempatan mendengar beberapa kualifikasi yang
berbeda-beda.
Sekarang cobalah masing-masing membuat daftar kualifikasi yang
kita anggap
harus dimiliki oleh petugas pengembangan e-commerce baru tersebut.
Kemudian kita
bahas bersama-sama sampai kita memperoleh gambaran yang cukup
mendetail.
Barulah kemudian kita serahkan hasilnya ke bagian personalia untuk
diproses lebih
lanjut.”
Pertanyaan :
Kualifikasi apa
yang dicari oleh tim penganalisis sistem saat mengontrak anggota tim
pengembangan
e-commerce baru mereka ? Sangatlah penting mengetahui bahasabahasa
khusus atau
memiliki berbakat pemrograman dan paket-paket perangkat
lunak dengan
cepat. Seberapa pentingnyakah orang yang akan disewa harus
memiliki
beberapa pemahaman bisnis dasar ? Haruskah semua anggota tim memiliki
kemampuan dan
kompetensi yang sama ? Kepribadian atau ciri pembawaan yang
bagaimana yang
diharapkan dimiliki oleh seseorang penganalisis sistem yang
bekerja dibagian
pengembangan e-commerce ?
Komentar
Posting Komentar