BAB 3. Kebijakan Dan Perencanaan Sistem

BAB 3

KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

I.     Definisi Kebijakan dan Perencanaan Sistem

A.  Definisi Kebijakan Sistem

Kebijakan sistem merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem

B.  Definisi Perencanaan Sistem

Perencanaan Sistem adalah proses membuat sebuah Laporan Perencanaan Sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.

II.     Proses Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu:

1.      Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi:

a.       Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

b.      Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

c.       Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

d.      Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

e.       Menentukan prioritas proyek-proyek sistem

f.       Membuat laporan perencanaan sistem

2.      Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan, meliputi:

a.       Menunjuk team analis

b.      Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3.      Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi:

a.       Melakukan studi kelayakan

b.      Menilai kelayakan proyek sistem

c.       Membuat usulan proyek sistem

d.      Meminta persetujuan manajemen

III.     Studi Kelayakan

1.      Definisi Studi Kelayakan

Studi Kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak.

2.      Faktor-faktor yang perlu dinilai dalam studi kelayakan

a.        Ekonomi Kelayakan

Ekonomi adalah metode yang paling sering digunakan untuk mengevaluasi efektivitas sistem baru. Lebih dikenal sebagai biaya / manfaat analisis, prosedur ini adalah untuk menentukan manfaat dan penghematan yang diharapkan dari sistem kandidat dan membandingkan mereka dengan biaya. Jika manfaatnya lebih besar daripada biaya, maka keputusan dibuat untuk merancang dan mengimplementasikan sistem. Seorang pengusaha yang akurat harus mempertimbangkan biaya versus manfaat sebelum mengambil tindakan.

Biaya studi berbasis: Sangat penting untuk mengidentifikasi faktor-faktor biaya dan manfaat, yang dapat dikategorikan sebagai berikut: Biaya pengembangan dan Biaya operasi. Ini adalah analisis biaya yang akan dikeluarkan dalam sistem dan manfaat diturunkan keluar dari sistem.

Waktu studi berbasis: Ini adalah analisis dari waktu yang dibutuhkan untuk mencapai pengembalian investasi. Nilai masa depan dari proyek adalah juga merupakan faktor.

b.        Hukum Kelayakan

Menentukan apakah sistem yang diusulkan konflik dengan persyaratan hukum, misalnya sistem pengolahan data harus sesuai dengan Kis Perlindungan Data setempat.

c.         Operasional Kelayakan

Kelayakan operasional adalah ukuran dari seberapa baik sistem yang diusulkan memecahkan masalah, dan mengambil keuntungan dari kesempatan yang diidentifikasi selama definisi lingkup dan bagaimana memenuhi persyaratan diidentifikasi dalam tahap analisis persyaratan pengembangan sistem.

d.        Jadwal Kelayakan

Sebuah proyek akan gagal jika waktu terlalu lama untuk diselesaikan sebelum berguna. Biasanya ini berarti memperkirakan berapa lama sistem akan mengambil untuk mengembangkan, dan jika dapat diselesaikan dalam jangka waktu tertentu menggunakan beberapa metode seperti payback period. Jadwal kelayakan adalah ukuran seberapa wajar jadwal proyek. Mengingat keahlian teknis kami, adalah tenggat waktu proyek yang wajar? Beberapa proyek yang dimulai dengan tenggat waktu tertentu. Anda perlu menentukan apakah tenggat waktu adalah wajib atau diinginkan.

e.        Pasar dan Kelayakan Real Estate

Studi Kelayakan Pasar biasanya melibatkan pengujian lokasi geografis untuk proyek pengembangan real estat, dan biasanya melibatkan bidang tanah real estate. Pengembang sering melakukan studi pasar untuk menentukan lokasi terbaik dalam yurisdiksi, dan untuk menguji lahan alternatif untuk paket yang diberikan. Yurisdiksi sering membutuhkan pengembang untuk menyelesaikan studi kelayakan sebelum mereka akan menyetujui permohonan izin untuk ritel, komersial, industri, manufaktur, kantor perumahan, atau dicampur-menggunakan proyek. Kelayakan Pasar memperhitungkan pentingnya bisnis di area yang dipilih.

f.        Sumber Daya Kelayakan

Hal ini melibatkan pertanyaan seperti bagaimana banyak waktu yang tersedia untuk membangun sistem baru, ketika itu dapat dibangun, apakah itu mengganggu operasi bisnis normal, jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan, dependensi.

g.        Budaya Kelayakan

Pada tahap ini, alternatif proyek yang dievaluasi dampaknya di tingkat lokal dan umum budaya. Sebagai contoh, faktor lingkungan perlu dipertimbangkan dan faktor-faktor ini menjadi terkenal. Selanjutnya budaya perusahaan bisa berbenturan dengan hasil proyek.

h.       Kelayakan Keuangan

Dalam kasus proyek baru, viabilitas keuangan dapat dinilai berdasarkan parameter berikut:

·  Perkiraan total biaya proyek

Pembiayaan proyek dalam hal struktur modal, rasio utang ekuitas dan berbagi promotor dari total biaya

·  Ada investasi oleh promotor di bisnis lain

·  Proyeksi arus kas dan profitabilitas

i.          Produksi

Studi kelayakan output laporan studi kelayakan, laporan yang merinci kriteria evaluasi, temuan penelitian, dan rekomendasi.

3.      Proyek sistem

Proyek sistem adalah pengembangan sebuah sistem informasi dalam suatu organisasi.

Contoh: Proyek-proyek sistem yang bisa dikembangkan dalam sebuah Rumah Sakit adalah:

1.      Membuat sistem perancangan pendaftaran pasien baru

2.      Membuat sistem perancangan pemesanan obat-obatan

3.      Membuat sistem perancangan pembayaran gaji karyawan

4.      Membuat sistem perancangan pendaftaran rawat inap

(Sumber data: http://koriani.blogspot.co.id/2015/10/14.html)

Proses Perencanaan Sistem

1.      Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana

·         Mengkaji tujuan perencanaan strategi dan taktik perusahaanapakah bertujuan ke laba atau ke pelayanan masyarakat (pengabdian)

·         Mengidentifikasi proyek-proyek sistemIdentifikasi dapat berupa sistem informasi untuk: pengendalian penjualandan pemasaran, pengendalian distribusi, pengendalian persediaan,pengendalian keuangan

·         Menetapkan sasaran proyek sistem
Sasaran proyek harus sama dengan sasaran perusahaan, usahakan sasarandapat dinilai secara numerik. Misalkan Proyek sisstem infomasiPengendalian Penjualan dan Pemarasan mempunyai sasaran yaitu : pangsapasar meningkat sampai 25 % dalam 1 tahun, mengurangi piutang taktertagih sebanyak 20%

·         Menetapkan kendala proyek sistemSering yang menjadi kendala dalam proyek sistem adalah: batasan dana,batasan waktu, umur ekonomis proyek, batasan peraturan yang berlaku,batasan organisasi yang tidak boleh diubah.

·         Menentukan prioritas proyek sistemBila proyek sistem mempunyai banyak modul, maka ada modul yangdidahulukan atau di priotitaskan. Kriteria prioritas nasional dapat berupa:mendapat manfaat dari penghematan, kemudahan pemakaian sistem,kebutuhan mendesak untuk memperbaiki kondisi yang tidak dapat ditolelirlagi. Kriteria tidak rasional dapat juga diterapkan misalkan: minat dandaya tarik bagi manajemen yang berkuasa, kebanggaan yang ditonjolkan.

·         Membuat laporan perencanaan sistem.Laporan Perencanaan sistem adalah tertulis

·         Meminta persetujuan manajemenDirektur utama akan menentukan apakah perencanaan sistem ini disetujuiatau tidak.

2.      Menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan, dilakukan oleh komitepengarah

·         Menunjuk team analisProyek pengembangan sistem biasanya dilakukan oleh suatu team analis.Personil dapat terdiri dari Departemen Pengembangan Sistem sendiri yangada dalam perusahaan (bila mempunyainya), ditambah dengan manajermanajeryang terlibat dalam proyek sistem. Bila team pengembangansistem akan diambil dari luar perusahaan, maka konsultan pengembangansistem dapat ditunjuk secara langsung atau lewat pelelangan.

·         Mengumumkan proyek pengembangan sistemProyek sistem in£ormasi sangat perlu diumumkan secara terbuka, agarsemua pihak mengerti apa yang diharapkan dari sistem yang baru.Penjelasan tentang mengapa perubahan harus dilakukan dan bagaimanaperubahan ini akan mempengaruhi para pekerja dan manajer secaramenguntungkan. Bila penjelasan tersehut masuk akal, maka banyak orangyang akan menerima sekaligus menumbuhkan motivasi untuk membantukelancaran proyek sistem ini.

3.      Menentukan proyek sistem yang dikembangkan oleh analis sistem

·         Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek

·         Melakukan studi kelayakanStudi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukankemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan ataudihentikan. Lama suatu studi kelayakan tergantung besarnya proyeksistem, dapat hanya per telpon, beberapa hari, beberapa bulan. Demikianpula biaya studi kelayakan dapat berkisar antara 5% sampai 10% dari nilaiproyek total

·         Menilai Kelayakan Proyek Sistem:o Kelayakan Teknis (technical feasibility)Pertanyaan kunci adalah: "Apakah teknologi ini nantinya dapat diterapkandi sistem?a. Ketersediaan teknologi di pasaran.b. Ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikannyao Kelayakan Operasional (Operational Feasibility)Pertanyaan kunci adalah: "Dapatkah sistem, nantinya diterapkan di dalamorganisasi ? a. Kemampuan dari personil b. Kemampuan dari operasi sistem untuk menghasilkan informasi c. Kemampuan pengendalian dari operasi sistemd. Efisiensi dari sistem

(Sumber data: http://rheza-a-kumoro.blogspot.co.id/2011/11/proses-perencanaan-sistem.html)