BAB 2. Tinjauan Umum Pengembangan Sistem

BAB 2 Tinjauan Umum Pengembangan Sistem

2.1  Definisi Pengembangan Sistem

Menurut [ALB05]

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang beru untuk menggantikan sistem lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal yaitu sebagai berikut:

1)      Adanya permasalahan

·                     permasalahan yang timbul disistem yang lama.

·                     Permasalahan tersebut dapat berupa :

a. Ketidakberesan

pada sistem yang lama tidak dapat berjalan atau berfungsi sebagaimana diharapkan

b. Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya

suatu sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas dan volume pengolahan data yang semakin meningkat.

2)      Untuk meraih kesempatan

·         kesempatan. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan di lakukan oleh manajemen.

3)      Adanya instruksi / desakan dari organisasi. Penyusunan sistem yang baru dapat pula terjadi karena adanya intruksi-instruksi dari pimpinan atau dari luar organisasi karena adanya permasalahan,kesempatan atau instruksi

(Sumber data: http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/378/jbptunikompp-gdl-arifitriya-18873-3-babii.pdf)

2.2 Prinsip-prinsip dalam pengembangan sistem informasi

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 

Pengembangan sistem informasi sering disebut sebagai proses pengembangan sistem (System Development). Pengembangan sistem didefinisikan sebagai aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan (problem) organisasi atau memanfaatkan kesempatan (opportunities) yang timbul

Metodologi pengembangan Sistem dipromosikan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian proses pengembangan perangkat lunak, penataan dan menyederhanakan proses, dan standarisasi proses pengembangan dan produk dengan menentukan kegiatan yang harus dilakukan dan teknik yang digunakan.

Prinsip-prinsip yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi yaitu:

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip ini harus selalu diingat.

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.

Sistem informasi yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.

Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya dengan investasi modal lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini:

• Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi.
• Investasi yang terbaik harus bernilai.

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik.

Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya su     atu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan.

4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.

Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. Untuk maksud ini sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus dibuat terlebih dahulu skedul kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan.

5.  Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah sedemikian. Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan secara bersama-sama. Ingatlah waktu adalah uang. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak, yaitu sewaktu proses pengadaan hardware.

6. Jangan takut membatalkan proyek.

Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu, dimana suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas. Keraguan untuk terus melanjutkan proyek yang tidak layak lagi karena sudah terserapnya dana kedalam proyek ini hanya akan memubang dana yang sia-sia.

Sistem Informasi dibangun untuk mendukung proses yang berjalan dalam sebuah organisasi, dimana didalamnya tercakup antara lain: proses perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing) dan pengendalian (Controlling).

Pengembangan Sitem Informasi akan bermula dasi PSI (Perencanaan Sistem Informasi), Analisa, Perancangan hingga Implmentasi.  

Sedangkan Pengembangan Sistem Software bermula dari Anlisa, Perencanaan hingga Implementasi.

(Sumber data: http://sayuti-bakri.blogspot.co.id/2011/04/prinsip-prinsip-dalam-pengembangan.html)

2.3 Tahap-Tahap Pengembangan Sistem Informasi

Terlepas dari perbedaan karakteristik yang melatarbelakangi ketiga jenis pengembangan tersebut, secara garis besar ada enam tahap yang biasa dijadikan sebagal batu pijakan atau model dalam melaksanakan aktivitas pengembangan tersebut, yaitu: perencanaan, analisis, desain, konstruksi, implementasi, dan pascaimplementasi seperti digambarkan pada diagram di bawah ini.

Gambar Konsep Pengembangan Sistem Informasi 

Secara umum tahapan informasi sbb:

1. Survei sistem / preliminary

2. Analisis Sistem

3. Desain Sistem

4. Pembuatan Sistem

5. Implementasi Sistem

6. Pemeliharaan Sistem

(Sumber data: http://imansunandar14.blogspot.co.id/2013/05/tahap-tahap-pengembangan-sistem.html)

2.4 Pendekatan Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem merupakan penyusunan sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
Indikator diperlukannya pengembangan sistem :
a. Keluhan pelanggan
b. Pengiriman barang yang sering tertunda
c. pembayaran gaji yang terlambat
d. Laporan yang tidak tepat waktu
e. Isi laporan yang sering salah, dll
Pendekatan pengembangan sistem :
1. Pendekatan klasik
Disebut juga dengan pendekatan tradisional atau pendekatan konvensional. Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada System Life Cycle.
2. Pendekatan Terstruktur
Pendekatan ini dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembanagan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
3. Pendekatan dari bawah ke atas (Buttom-Up Approach)
Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut.
4. Pendekatan dari Atas ke Bawah (Top-down Approach)
Dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. selanjutnya dilakukan analisis kebutuhan informasi, kemudian proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol.
5. Pendekatan sepotong (piecemeal approach)
Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/alikasi tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau alikasi itu saja).
6. Pendekatan sistem (system approach)
Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global.
7. Pendekatan Sistem menyeluruh (total_system approach)
Pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik).
8. Pendekatan Moduler(modular approach)
Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara(ciri terstruktur)
9. Lompatan jauh (great loop approach)
Pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih, sehingga mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek.
10. Pendekatan berkembang (evolutionary approach)
Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk perioade berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada.

(Sumber data: https://chebii.wordpress.com/2011/11/17/pendekatan-pengembangan-sistem/)

2.5 Alat-Alat Pengembangan Sistem Yang Berbentuk Grafik

Alat-alat pengembangan system yang berbentuk grafik diantaranya adalah sebagai berikut   ini :

a.        HIPO diagram

HIPO (Hierarchy Plus Input-Process-Output), adalah alat dokumentasi program yang berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam system digambarkan oleh fungsi utamanya.

2. Data Flow diagram

Digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada atau system baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut menglir (misalnya lewat telpon, surat dan sebaginya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, mcrifile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagianya)

3. Structured Chart

Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari system informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodule dengan menunjukan hubungan elemen data dan elemen control anatara hubungan modulnya sehingga memberikan penjelasan lengkap dari system dipandang dari elemen data, elemen control, modul dan hubungan antar modulnya.

4. SADT (Structure Analysis and Design Technique)

Structured Analysis and Design Technique, memandang suatu system terdiri dari dua hal : benda (obyek, dokumen atau data) dan kejadian (kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau prangkat lunak). Menggunakan dua tipe diagram yaitu, diagram kegiatan(activity diagrams, disebut actigrams) dan diagram data (data diagrams disebut datagrams)

5. Jackson’s diagram (JSD)

Jackson’s System Develpoment (JSD) membangun  suatu model dari dunia nyata (real world) yang menyediakan subyek-subyek permaslahan dari system. Disamping alat-alat berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologi tertentu, masih terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan di semua metodologi yang ada. Alat alat ini berupa suatu bagan yang dapat diklasifikan sebagai berikut :

1)      Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting)

a)      Bagan alir sistem(system flowchart)

b)      Bagan alir program (program flowchart) yang dapat berupa :

Bagan alir logika program (program logic flowchart)

Bagan alir program computer terinci (detailed computer program flowchart)

c)      Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart)

d)     Bagan alir proses (process flowchart)

e)      Gantt chart

2)      Bagan untuk menggambarkan tata letak (layout charting)

3)      Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personil relationship charting)

a)      Bagan distribusi kerja (working distribution chart)

b)      Bagan organisasi (organization chart)

(sumber data: http://esan1709.blogspot.co.id/2013/05/alat-dan-teknik-pengembangan-sistem.html)

Teknik Pengembangan Sistem (Tugas)

Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem diantaranya :

1.    Teknik Manajemen Proyek, yaitu CPM dan PERT. Kedua teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan proyek.

a.    CPM  (Critical Path Method) adalah algoritma berbasis matematika untuk menjadwalkan sekelompok aktivitas proyek.
b.   PERT (Program Evaluation and Review Technique) adalah sebuah metode dalam menganalisis berbagai tugas yang saling terkait untuk menyelesaikan sebuah proyek, khususnya mengenai waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menentukan waktu minimal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan keseluruhan proyek.
Kelebihan:

• PERT secara eksplisit mendefinisikan dan membuat hubungan keterkaitan (dependensi) di antara elemen-elemen terlihat
• PERT memfasilitasi peng-identifikasi-an jalur kritis dan membuat jalur tersebut terlihat
• Mengoptimumkan efisiensi pelaksanaan proyek yang bersangkutan.
• Dicapainya penurunan terbesar dalam waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek yang bersangkutan sambil tetap mempertahankan kelayakan ekonomi dari penggunaan sumber daya yang tersedia.
• Data proyek dalam jumlah besar dapat diatur & disajikan dalam diagram untuk digunakan dalam pengambilan keputusan.

Kelemahan:

• Terdapat kemungkinan ratusan bahkan ribuan kegiatan dan hubungan ketergantungan antar komponen
• Grafik jaringan cenderung besar dan berat sehingga membutuhkan beberapa halaman untuk mencetak dan membutuhkan kertas ukuran khusus
• Tidak adanya kerangka waktu pada kebanyakan grafik CPM/PERT membuat lebih sulit untuk menunjukkan status meskipun warna bisa membantu (misalnya, warna khusus untuk node selesai)
• Ketika grafik CPM / PERT menjadi berat, mereka tidak lagi digunakan untuk mengelola proyek.

2.    Teknik Menemukan Fakta (Fact finding technique), yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik ini diantaranya adalah
a.    Wawancara (Interview), yaitu tanya jawab dengan seseorang yang diperlukan untuk dimintai keterangan atau pendapatnya mengenai suatu hal. wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee).
Kelebihan:

• Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.
• Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.
• Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.
• Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Kelemahan:

• Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama
• Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia
• Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tenpat yang tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan ramai
• Wawancara sangat menganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas

b.   Observasi (Observation), yaitu pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan, yang mana pada waktu observasi penganalisis (analis sistem) dapat ikut juga berpartisipasi dengan orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tersebut.
Melalui observasi, analis sistem dapat memperoleh pandangan-pandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya.
Kelebihan:

1. Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi.
2. Analis sistem melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan. Pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata. Melalui observasi, analis sistem dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang tidak tepat yang telah digambarkan oleh teknik pengumpulan data yang lain.
3. Dengan observasi, analis sistem dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan, misalnya tata letak fisik peralatan, penerangan, dan gangguan suara.

Kelemahan:

1. Akan sangat mudah terjadi bias dalam pelaporan hasil observasi, karena data yang diperoleh bersifat Subyektif.
2. Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga akan melakukan pekerjaanya dengan tidak semestinya.
3. Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitas pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu dilakukan.
4. Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan.
5. Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutupi kejelekannya.

c.    Daftar pertanyaan (Questionaires), yaitu suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Instrumen atau alat pengumpulan datanya disebut angket yang berisi sejumlah pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab atau direspon oleh responden. Responden mempunyai kebebasan untuk memberikan jawaban atau respon sesuai dengan persepsinya.
Kelebihan:

1. Kuesioner baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar.
2. Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi kuesioner dengan memilih waktunya sendiri yang paling luang.
3. Kuesioner secara relatif lebih efisien untuk sumber data yang banyak.
4. Karena kuesioner biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih objektif.

Kelemahan:

1. Kuesioner tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati.
2. Kuesioner cenderung tidak fleksibel, artinya pertanyaan yang harus dijawab terbatas yang dicantumkan di kuesioner saja, tidak dapat dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya.
3. Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan, lain halnya dengan observasi yang dapat sekaligus mengumpulkan sampel
4. Kuesioner yang lengkap sulit untuk dibuat.

d.   Pengumpulan Sampel (Sampling), yaitu pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya dengan pertimbangan biaya dan waktu yang terbatas.
3.    Teknik Analisis Biaya/Manfaat (Cost Effectiveness Analysis atau Cost Benefit Analysis) adalah suatu teknik yang digunakan untuk menghitung kelayakan ekonomis atau biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi seperti ;

• biaya pengadaan
• biaya persiapan
• biaya proyek
• biaya operasi

serta manfaat yang didapat dari sistem informasi seperti ;

• manfaat mengurangi biaya
• manfaat mengurangi kesalahan
• manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas
• manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.

Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan kepada pelanggan yang lebih baik. Keuntungan yang sulit diukur langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam bentuk nilai uang, maka akan dapat menaksir efektivitasnya.
Suatu sistem dikatakan layak apabila manfaat yang diperoleh lebih besar dari investasi/biaya yang dikeluarkan untuk membangun dan mengoperasikan sistem tersebut. Oleh karena itu, dalam analisis biaya/manfaat, biasanya melibatkan dua komponen penting, yaitu komponen biaya dan komponen manfaat (efektivitas).
4.    Teknik Menjalankan Rapat
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat dapat diartikan sebagai pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu.
Selama proses pengembangan sistem dilakukan, seringkali rapat-rapat diadakan baik oleh tim pengembangan sistem sendiri atau rapat antara tim pengembangan sistem dengan pemakai sistem dan manajer, sehingga kemampuan analis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem.
Tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk :

• mendefinisikan masalah
• mengumpulkan ide-ide
• memecahkan permasalahan-permasalahan
• menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi
• menganalisis kemajuan proyek
• mengumpulkan data atau fakta
• perundingan-perundingan.

Tahapan pelaksanaan kegiatan dalam rapat :

• merencanakan rapat
• menjalankan rapat
• menindaklanjuti hasil rapat.

5.    Teknik Inspeksi / Walkthrough
Proses dari analisis dan desain sistem harus diawasi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara mem-verifikasi hasil dari setiap tahap pengembangan sistem. Verifikasi hasil kerja secara formal disebut dengan Inspeksi (inspection) sedangkan yang tidak formal disebut Walkthrough.
Inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough merupakan kepentingan dari analis sistem. Analis sistem melakukan walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukan dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analis sistem yang lain. Pemakai sistem melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh analis sistem secara teknik tidak mengandung kesalahan.
(Sumber data: https://saadus.wordpress.com/2011/04/25/teknik-pengembangan-sistem-tugas/)